Uma das atribuições mais importantes e delicadas da rotina de síndicos e administradoras é a prestação de contas de condomínio. Afinal, são documentos que abrangem as finanças dos moradores e a previsão orçamentária do prédio para todos os investimentos e despesas. Nesse sentido, é fundamental trabalhar com o máximo de transparência possível para evitar problemas.
Apenas boa intenção por parte do síndico é insuficiente. Para que a prestação de contas seja realizada, é necessário que os gestores deem andamento ao processo de forma organizada e produtiva. Em outras palavras, é preciso saber apresentar de forma clara a prestação de contas aos condôminos.
A seguir, saiba o que deve constar no documento e confira dicas valiosas para manter o máximo de precisão e transparência na prestação de contas condominial!
Pasta de Prestação de Contas condominial
A pasta de prestação de contas é fundamental porque deixa todos os moradores a par dos gastos do condomínio, uma vez que é o dinheiro dessas pessoas (pago na taxa mensal) que está envolvido.
Vale lembrar, inclusive, que demonstrar exatamente como estão sendo utilizados os valores recebidos da taxa condominial é uma responsabilidade essencial de síndicos e administradoras. A prestação de contas está prevista no próprio Código Civil, o que ressalta ainda mais sua importância.
No documento, devem constar todas as despesas e receitas ao longo do mês, o que resulta em um retrato completo das movimentações financeiras realizadas durante a competência. Oferecendo a transparência e a justificativa contábil que é direito dos condôminos, essa tarefa reflete a integridade e o
comprometimento da administração.
Como realizar uma prestação de contas de condomínio bem sucedida?
Alguns itens são fundamentais na formulação de uma prestação de contas eficiente. A documentação que comprova as despesas e receitas deve ser incluída na pasta de prestação de contas e devidamente disponibilizada aos conselheiros fiscais do condomínio, sendo que a gestão também pode disponibilizar o documento em modelo online.
A seguir, confira o passo a passo para não errar na prestação de contas do condomínio:
1. Junte a documentação necessária
O primeiro passo do processo é levantar todos os documentos essenciais para a elaboração dos relatórios de entradas e saídas do condomínio. Para tanto, é preciso compilar os seguintes dados:
- Despesas ao longo de todo o mês;
- Receitas ao longo de todo o mês;
- Saldo inicial, entradas, saídas e saldo final financeiro juntamente com o extrato da conta do condomínio;
- Situações de inadimplência do condomínio, se houver;
- Seguros e certificados obrigatórios;
- Gasto com alguma reforma ou manutenção que fugiu das despesas mensais;
- Orçamentos realizados e aprovados;
- Qualquer outra pendência que seja pertinente considerar.
2. Crie relatórios
Depois de separados todos esses documentos, é o momento de preparar todos os relatórios que devem compor a pasta de prestação de contas. São eles:
- Relatório de receitas;
- Relatório de despesas;
- Balancete;
- Relação de inadimplências.
Esses relatórios geralmente demonstram como a gestão do síndico e administradora lidou com todo o dinheiro que entrou e que saiu do caixa do condomínio, bem como todo o controle financeiro das dívidas ao longo da competência.
Fora isso, o síndico e a administração em conjunto devem apresentar quaisquer possíveis ocorrências e riscos que o condomínio possa estar atravessando, sempre primando pela transparência para que os moradores entendam os motivos de possíveis gastos necessários e inusitados.
É o caso, por exemplo, de obras ou intervenções programadas, além de multas ou autuações que o condomínio tenha sofrido por parte de órgãos fiscalizadores e também da prefeitura, ou até mesmo processos judiciais.
3. Repasse a Pasta de Prestação de Contas ao conselho fiscal mês a mês
Atuando de forma complementar ao trabalho do síndico e da administradora, o conselho fiscal é um órgão que analisa o quadro de finanças do condomínio e recomenda ou não a aprovação das contas. Vale lembrar que o conselho é composto por condôminos eleitos por votação nas assembleias. Os requisitos para candidatura (que definem os condôminos que podem participar) devem constar na convenção do condomínio.
Acompanhando o trabalho do síndico e da administradora, o conselho deve estar a par da situação contábil do condomínio e contratar um serviço de auditoria sempre que houver suspeita de fraudes ou irregularidades.
4. Apresente a prestação de contas em assembleia
Por fim, chega o momento mais importante e decisivo: a apresentação da prestação de contas em assembleia. Todos os moradores devem visualizar na assembleia a planilha com as receitas, despesas, investimentos e saldos bancários. Na hora da apresentação em assembleia, é importante que a gestão busque, ao máximo, facilitar o entendimento de todos.
Para tanto, é interessante apostar em uma apresentação mais objetiva, com exposição dos pontos centrais da prestação de contas e o máximo possível de recursos visuais. Dessa forma, o síndico evita confusões sobre os dados informados e a reunião fica bem menos cansativa.
Vale ressaltar que, após a apresentação, é essencial que os condôminos aprovem a prestação de contas, também por meio de votação. Depois de analisarem as despesas do último ano é importante apresentar e aprovar a previsão orçamentária para os próximos 12 meses.
5. Tenha um software de gestão para facilitar o processo
Diante da importância e da complexidade da tarefa, contar com tecnologia especializada na prestação de contas é um apoio imprescindível para síndicos e administradoras. Sistemas condominiais de gestão financeira disponibilizam todas as informações digitalmente, facilitando o acesso aos dados e a organização de despesas passadas.
Gostou das nossas dicas? Se precisar, conte com a equipe da Vox Administradora de Condomínios para realizar a gestão do seu empreendimento.
