Quem mora em condomínio e recebe as correspondências na porta de casa ou as retira no escaninho, não imagina todo o trabalho que há por trás disso e que é realizado pelos funcionários do condomínio.
Para fazer a gestão da correspondência no condomínio é preciso receber, registrar o recebimento, fazer a separação e a entrega. Além de avisar os condôminos sobre itens que precisam ser retirados na portaria.
Correspondência no condomínio é assunto importante
Afinal, cada envelope ou pacote que é entregue pelos Correios ou transportadora são objetos ou documentos que passam a ser responsabilidade do condomínio e que não podem ser extraviados e devem ser entregues com rapidez ao morador. Depois de receber as correspondências é necessário separá-las e entregá-las no mesmo dia.
Dessa maneira, organizar um processo para correspondência no condomínio não é a tarefa mais simples e exige muito cuidado e atenção por parte do responsável pela tarefa. Para se ter uma ideia, um condomínio grande, com 500 apartamentos, pode ter um volume diário de até 1500 correspondências.
Além disso, muitas entregas têm aviso de recebimento (AR), o que exige mais tempo do profissional. Nesses casos, é fundamental que a correspondência no condomínio seja entregue nas mãos do destinatário – nada de deixar na porta ou no escaninho – e que seja utilizado um caderno de registros, que deve ser assinado pelo morador na hora do recebimento. Isso evita confusões e protege o condomínio.
Como organizar a correspondência no condomínio
Um dos segredos para que correspondência no condomínio seja gerida com eficiência é centralizar as atividades em pessoas específicas. Assim, esse profissional sabe exatamente o que precisa fazer. E caso o serviço não esteja sendo bem realizado, é fácil saber quem precisa ser cobrado.
E você sabia que uma administradora de condomínios também podem ficar responsáveis por essa atividade? A Vox, por exemplo, tem enorme experiência em realizar a gestão de correspondência de condomínio e possui profissionais capacitados e extremamente responsáveis para desempenhar um ótimo trabalho.
Você conhece o trabalho das administradoras de condomínios?
Uma Administradora de Condomínios como a Vox, já possui uma metodologia pronta e que pode ser adaptada e implementada em todos os condomínios. Trata-se um processo eficiente e seguro, que garante rapidez e qualidade na gestão de correspondências.
Se você é síndico e quer profissionalizar processos e serviços, inclusive a gestão de correspondência no condomínio, entre em contato com a Vox Administradora de Condomínios para conhecer nosso sistema de trabalho e todos as soluções que oferecemos a você.
